知っておきたいWord書類作成術3選

いつも文書作成はエクセルに頼ってしまう方へ

ワードを使いこなす!

ワードがどうして使いづらいと感じるのでしょう? それには、ワードのおせっかいな機能が関係しています。 あれこれ先回りしてやってくれる事が時として逆に邪魔だったりもします。 意図しないタイミングでそのおせっかい機能が働かないように、設定を無効にしてしまうのも手です。

アウトライン機能を知れば長文レポートも簡単

ワードはそもそも、何ページにも渡る長文の文書を作成するのに向いているソフトとして開発されました。 そのため、普段1ページで終わってしまうような文書では、あまりワードのありがたみを感じないかもしれません。 しかし、数十ページにわたる長文文書の作成には圧倒的にワードが適しています。

非常に使える!ナビゲーションウインドウ

更にアウトライン機能の中で、使いこなせれば非常に便利な機能があります。 数十ページにわたる長文文書の作成中に、ページをスクロールしながら移動したり、アウトライン表示に切り替えたりするのは面倒ですが、ナビゲーションウインドウという機能を使えばそのような手間が省けるのです。

意図せずに作動してしまうワードの機能

みなさん、ワードを使いこなせていますか?
正直なところ、文書を作成するにおいてもエクセルの方が使いやすいと感じている方が少なくないと思います。
実際、情報を整理しながら1ページに収まるような文章を書くときは、セルを使って整理しやすい、見栄えがよいなどの理由でエクセルを使う方が多いようです。

確かに、ワードで文書を作成していると、思いがけず表示されたりするものや、文字の揃え方、一文字消去するだけで、そのあとの文章が大幅にずれてしまったり、段落の設定などあれこれめんどくさいですよね。

その点、エクセルは枠線を駆使して表を作成する以外に、レイアウトも見やすく、手動で全体のレイアウトを作成する時は楽な場合があります。
官公庁の通達文書や、企業内の簡単な文書などもエクセルを使用して作成されることが多いようで、使い慣れている方にとってはこちらの方が便利かもしれません。
しかし、長文のレポートやマニュアルになってくると、その見栄えや文書のメンテナンスをすることを考えると断然ワードの方が優れた機能が沢山あります。

ワードの使い方をもう一度見直して、基本的な操作に加えて、アウトライン機能を使いこなせるようになりましょう。
ワードで文書を作成するのが大変楽になるばかりでなく、むしろ今後はエクセルよりワードで文書を作成する方が楽だと感じてもらえずはずです。

近年では残業をなくす働き方改革により、いかに効率よく仕事をこなすか?という点が非常に評価されるようになってきました。
ワードとエクセルとの違いを理解しつつ、目的に応じて最適なソフトを選択する事で業務の質を向上させていきましょう。